Ο επιτυχημένος και αποτελεσματικός Project Manager
“You manage things; you lead people”
Grace Hopper (retired Admiral, U.S. Navy)
Ξεκινώντας από τη ρήση αυτή – και ενώ πολλά έχουν ειπωθεί και γραφθεί για τεχνικές, εργαλεία και διεργασίες διοίκησης έργων – θα επιχειρήσω να προβάλλω ως αναγκαία την εστίαση στην ανθρώπινη διάσταση του project manager και της ομάδας του. Τα εργαλεία υπάρχουν, συνεχώς εξελίσσονται και είναι πράγματι χρήσιμα· είναι όμως το ηγετικό προφίλ και η προσωπικότητα του κάθε project manager που θα διαφοροποιήσει την ποιότητα των αποτελεσμάτων των έργων του, από τον τρόπο που θα τ’ αξιοποιήσει. Ας μην ξεχνάμε άλλωστε ότι κάθε οργανισμός για να λειτουργήσει χρειάζεται – πέρα από μηχανές, τεχνικές και εργαλεία – ανθρώπινο δυναμικό.
Τ’ άτομα που αποφασίζουν να έρθουν και να εργαστούν σ’ έναν οργανισμό, επιθυμούν να ικανοποιήσουν συγκεκριμένες ανάγκες. Το άτομο υποχρεώνεται να προσφέρει συγκεκριμένο έργο, έναντι του οποίου θα λάβει συγκεκριμένες ανταμοιβές από τον οργανισμό, γεγονός που το αναγκάζει ν’ αναλάβει συγκεκριμένο ρόλο και ν’ αποκτήσει ένα καθορισμένο τύπο συμπεριφοράς. Το τι θα κάνουν οι εργαζόμενοι, πως θα το κάνουν και ποια συμπεριφορά πρέπει να επιδείξουν για να εκτελέσουν την εργασία τους και να συνεργαστούν αρμονικά με τα λοιπά μέλη της ομάδας – τα οποία σημειωτέον φέρουν τις δικές τους ανάγκες, ίδιες ή διαφορετικές με των υπολοίπων – καθορίζεται εν μέρει από τον οργανισμό και εν μέρει από το άτομο που θα τεθεί επί κεφαλής της ομάδας και τυχόν έργου.
Και τι είναι αυτό που κάνει τα έργα διαφορετικά;
- Τα διακριτά τους μέρη. Τα έργα έχουν αρχή & τέλος, συγκεκριμένο κύκλο ζωής, είναι μη επαναλαμβανόμενα και διατρέχονται από συγκεκριμένους περιορισμούς: χρόνος, κόστος, ποιότητα.
- Οι ομάδες εργασίας που τα στελεχώνουν, καθώς τις πλαισιώνουν άτομα με συγκεκριμένες ανάγκες και προσδοκίες, διαφορετικής στόχευσης και έντασης.
- Το γεγονός ότι οι project managers δεν είναι πάντοτε οι υψηλότεροι στην ιεραρχία
- Το γεγονός ότι οι project managers είναι οι απόλυτα υπεύθυνοι για το αποτέλεσμα του έργου.
Για να μπορέσει ν’ ανταποκριθεί στο δύσκολο έργου του ο ικανός project manager θα πρέπει να διαθέτει:
- Γνώσεις: τεχνικές και εργαλεία διοίκησης έργων (PMBOK®), αντίληψη του περιβάλλοντος του έργου, κανόνες, νόμους, περιορισμούς, κλπ
- Επιδόσεις: τι είναι σε θέσει να επιτύχει ενόσω εφαρμόζει τη γνώση;
- Προσωπικότητα ηγέτη: συμπεριφορά, στάση, διαπροσωπική επικοινωνία.
Το PMBOK® – Appendix G δέχεται ως διαπροσωπικές δεξιότητες απαραίτητες για το έργο του ικανού project manager τις ακόλουθες:
- Ηγεσία
- Ανάπτυξη ομάδων
- Παρακίνηση
- Επικοινωνία
- Επηρεασμός
- Λήψη αποφάσεων
- Πολυπολιτισμική ετοιμότητα
- Διαπραγματεύσεις
Αφιερώνει βέβαια μόλις 5 (!!!) σελίδες για να τις παρουσιάσει. Θέλω να πιστεύω ότι η πρόθεση δεν είναι να μειώσει την αξία αυτών των δεξιοτήτων αλλά να δώσει έμφαση αρχικά στην κατανόηση και υιοθέτηση των εργαλείων για τη διαμόρφωση του κατάλληλου περιβάλλοντος όπου ο “ηγέτης”-project manager και η ομάδα του θα μεγαλουργήσουν.
“As a leader…your principal job is to create an operating environment where others can do great things.”
Ας επανέλθουμε λοιπόν στο συλλογισμό: «ανάγκες / φιλοδοξίες / ρόλοι / τύποι συμπεριφοράς» και διαχείριση αυτών μέσα από συγκεκριμένα ηγετικά στυλ και προσωπικότητες. Γιατί αυτά είναι που διαμορφώνουν όσα προαναφέρθηκαν ως διαπροσωπικές δεξιότητες και διαφοροποιούν τ’ αποτελέσματα σε: ανάπτυξη ομάδων, παρακίνηση, επηρεασμό, λήψη αποφάσεων, αντιμετώπιση συγκρούσεων διαπραγματεύσεις.
Οι σύγχρονες τάσεις για τη μελέτη του θέματος συνδυάζουν τρεις παράγοντες επηρεασμού για την άσκηση ηγεσίας:
- Τα χαρακτηριστικά (προσωπικότητας, πνευματικά, κοινωνικά ή και σωματικά) των αποτελεσματικών ηγετών,
- Τα χαρακτηριστικά του περιβάλλοντος / οργανισμού (κλίμα και πολιτικές, ανώτεροι ή ομοιόβαθμοι) που επεμβαίνουν στη δυνατότητα κάποιου να ηγηθεί,
- Τα χαρακτηριστικά της ομάδας που θα διοικηθεί (προσδοκίες, συμπεριφορά, ωριμότητα υφισταμένων).
Βασιζόμενοι στους παράγοντες αυτούς, οι R. Tannenbaum & W. Schmidt ανέπτυξαν την ενδεχομενική προσέγγιση της ηγετικής συμπεριφοράς. Σύμφωνα με την οποία υπάρχει ένα συνεχές μεταξύ των διαφορετικών στυλ ηγεσίας. Η μετακίνηση από το πρώτο στυλ προς το δεύτερο σημαίνει μείωση της χρησιμοποιούμενης εξουσίας από τον ηγέτη και αύξηση της συμμετοχής ή ελευθερίας των υφισταμένων. Μεταξύ των δύο άκρων είναι δυνατόν να παρεμβάλλονται πάρα πολλά διαφορετικά – περισσότερο αυταρχικά ή περισσότερο δημοκρατικά – στυλ ηγεσίας. Η αποτελεσματικότητά τους δε εξαρτάται από συγκεκριμένους όρους ή συνθήκες.
Σχήμα Α: Συνεχής κλίμακα ηγετικής συμπεριφοράς, R. Tannenbaum & W. Schmidt
Ωστόσο, σύμφωνα με τη θεωρία του «κύκλου ζωής του ηγετικού στυλ» καθώς αυξάνεται η ωριμότητα των υφισταμένων σε σχέση με κάποιο αντικείμενο της εργασίας τους, οι προϊστάμενοι θα πρέπει ν’ αρχίσουν να ελαττώνουν τη συμπεριφορά τους την προσανατολισμένη στη επίτευξη αποτελέσματος και ν’ αυξάνουν τη συμπεριφορά σχέσεων. Οπότε από κατευθυντικοί γίνονται συμβουλευτικοί, υποστηρικτικοί και εν τέλει έχουν διαμορφώσει μια ομάδα στην οποία μπορούν ν’ αναθέτουν αρμοδιότητες / να εκχωρούν εξουσίες.
Σχήμα Β: Ηγετικό στυλ βάση την ωριμότητα των υφισταμένων, K.B. Blanchard, P. Hersey
Ολοκληρώνοντας θέλω να δανειστώ το σκεπτικό των B.M Bass & E.V. Barrett (1981) και να κάνω τη διάκριση μεταξύ επιτυχημένης και αποτελεσματικής ηγεσίας. Ας υποθέσουμε δηλαδή ότι η ηγετική προσπάθεια του project manager A οδήγησε σε θετική (επιτυχή) ανταπόκριση από τον Β για την εκτέλεση της εργασίας του προς την επίτευξη των στόχων του οργανισμού.
Σχήμα Γ: Διάνυσμα επιτυχημένης και αποτελεσματικής ηγεσίας
Ωστόσο το ερώτημα που γεννάται είναι ότι ο Β ανταποκρίθηκε
- επειδή βλέπει ότι οι προσωπικοί του στόχοι πραγματώνονται μέσα από τη συγκεκριμένη δραστηριότητα;
- ένεκα της τυπικής εξουσίας (δύναμη θέσης) του Α;
Στην πρώτη περίπτωση πρόκειται για αποτελεσματική ηγεσία, ενώ στη δεύτερη ο Α είναι επιτυχημένος – αφού έγινε η δουλειά του – αλλά όχι αποτελεσματικός! Ας μην ξεχνάμε ότι η δύναμη θέσης εκχωρείται προς τα κάτω σ’ ένα οργανισμό, ενώ η προσωπική δύναμη δημιουργείται προς τα πάνω, από τους υφισταμένους, μέσω της αποδοχής. Οι managers θα μπορούσαν να είναι επιτυχημένοι και αναποτελεσματικοί έχοντας μόνο μία, μικρής χρονικής διάρκειας, επιρροή πάνω στη συμπεριφορά των άλλων. Αν όμως είναι επιτυχημένοι και αποτελεσματικοί η επιρροή τους τείνει να οδηγήσει σε μακροχρόνια αποτελεσματικότητα και ανάπτυξη τον οργανισμό.
Ως Πιστοποιημένη Διαχειρίστρια Έργων (ΡΜΡ) θα χαρώ να στηρίξω εσένα – τον Project Manager – ή την ομάδα σου με Εκπαίδευση και Coaching σε ατομικό ή/και ομαδικό επίπεδο.
Ειρήνη Ανδριώτη, PMP, AC Coach
6944605522
