Γιατί Εκπαίδευση και Πιστοποίηση στη Διοίκηση ΄Εργων;
Συμβαίνει συχνά οι επιχειρήσεις ν’ ασχολούνται με το Project Management ή το Project Coaching μόνο μετά τη διαπίστωση αποκλίσεων ενός έργου (project) από τα υπεσχημένα.
Οι επιχειρήσεις υλοποιούν τη στρατηγική τους και τη μετάβαση από μια κατάσταση σε μια άλλη με την οργάνωση projects. H επιτυχημένη εκτέλεση των projects, δηλαδή η υλοποίηση του business case στα προβλεπόμενα – αλλά και σε ακόμη καλύτερα – επίπεδα χρόνου, κόστους και ποιότητας, είναι προϋπόθεση για επιτυχημένη στρατηγική.
Ευθύνη της επιχείρησης που στοχεύει στη συνεχή εξέλιξη είναι να οργανώσει τις προϋποθέσεις για επιτυχή έργα. Κάποιες από αυτές είναι η εκπαίδευση του προσωπικού στις τεχνικές δεξιότητες και συμπεριφορές που απαιτούνται, καθώς και η δημιουργία ενδοεπιχειρησιακής δομής, φιλοσοφίας και κουλτούρας που να στηρίζει τη διοίκηση βάσει έργων.
Ας πάρουμε όμως τα πράγματα από την αρχή…
1 Τι εννοούμε λέγοντας «Διοίκηση και Διαχείριση ενός έργου»;
Πηγή: «Βικιπαίδεια»
H διοίκηση και διαχείριση έργων (project management) αναπτύχθηκε ως ξεχωριστό γνωστικό πεδίο από την εφαρμογή των αρχών της διοίκησης αλλά και της επιχειρησιακής έρευνας σε διάφορους τομείς εφαρμογής, όπως αυτός των κατασκευών, της μηχανολογίας, των μεγάλων στρατιωτικών προγραμμάτων.
Πατέρας του γνωστικού πεδίου της διαχείρισης έργων θεωρείται ο Χένρι Γκαντ, Αμερικανός μηχανικός και κοινωνικός επιστήμονας, ο οποίος εισήγαγε τις αρχές του προγραμματισμού και ελέγχου στη διαχείριση έργων. Το γνωστό διάγραμμα Γκαντ, ένα ραβδόγραμμα που παρουσιάζει τις δραστηριότητες του έργου, ονομάσθηκε έτσι από αυτόν. Οι σύγχρονες αρχές της διαχείρισης έργων οι οποίες έκαναν τη διαχείριση έργων ένα διακριτό γνωστικό αντικείμενο αλλά και ένα επάγγελμα αναπτύχθηκαν την δεκαετία του 1950. Την δεκαετία αυτή αναπτύχθηκαν δύο βασικά μαθηματικά μοντέλα χρονοπρογραμματισμού δραστηριοτήτων, οι μέθοδοι PERT (Program Evaluation and Review Technique) και CPM (Critical Path Method) οι οποίες αποτέλεσαν σταθμό στη διαχείριση έργων. Η διάδοση και αποδοχή των μεθόδων αυτών έγινε με ταχύτατο τρόπο έτσι ώστε σήμερα αποτελούν βασικές μεθόδους για τη διαχείριση έργων.
2 Τι είναι έργο;
Σύμφωνα με το PMI, “A project is a temporary endeavour undertaken to create a unique product, service, or result.”, PMBOK®, PMI®. Δηλ. «Έργο είναι ένα προσωρινό εγχείρημα που στοχεύει στη δημιουργία ενός μοναδικού προϊόντος ή υπηρεσίας».
- Προσωρινό σημαίνει ότι κάθε έργο έχει καθορισμένο τέλος.
- Μοναδικό σημαίνει ότι το προϊόν ή η υπηρεσία διαφέρει κατά διακριτό τρόπο από όλα τα παρόμοια προϊόντα ή υπηρεσίες.
Οι ιδιότητες αυτές των έργων, να είναι προσωρινά αλλά και μοναδικά εγχειρήματα, έρχονται σε αντίθεση με τη δομή που έχουν οι περισσότερες επιχειρήσεις που λειτουργούν βάση διαδικασιών που έχουν σταθερό και μόνιμο χαρακτήρα. Η διαχείριση αυτών των ιδιοτήτων είναι συχνά δύσκολη μια και απαιτεί ιδιαίτερες ικανότητες από διαφορετικά γνωστικά πεδία.
Έτσι η πρώτη πρόκληση που αντιμετωπίζουμε στη διαχείριση έργων είναι να εξασφαλίσουμε ότι το έργο εκτελείται και παραδίδεται λαμβάνοντας υπόψη καθορισμένους περιορισμούς. Περιορισμοί που μπορεί να είναι ανεπαρκής διαθέσιμος χρόνος, περιορισμένος προϋπολογισμός κ.α. Η δεύτερη πρόκληση που είναι και πιο φιλόδοξη, είναι η βελτιστοποίηση που απαιτείται να γίνει σε όλους τους παράγοντες που επηρεάζουν την εκτέλεση ενός έργου. Επομένως, ένα έργο είναι ένα προσεκτικά επιλεγμένο σύνολο δραστηριοτήτων που επιλέγονται για τη βέλτιστη χρήση των πόρων (χρόνος, χρήματα, άνθρωποι, υλικά, μηχανήματα, ενέργεια, χώρος κ.α.) με απώτερο σκοπό την επίτευξη των προκαθορισμένων στόχων του έργου.
3 Ποιοι οι παράγοντες επιτυχίας στη Διοίκηση Έργου
Ο Balachandra (1984) έχει ορίσει τους παρακάτω 10 παράγοντες επιτυχίας:
- Ο ορισμός ξεκάθαρων στόχων.
- Η υποστήριξη από την πλευρά της διοίκησης.
- Ο προγραμματισμός του έργου, δηλ. η μετατροπή του στόχου, και των μέτρων απόδοσης σε ένα εφικτό πλάνο.
- Η συνεργασία με τον πελάτη.
- Θέματα προσωπικού: Εάν οι διάφοροι εμπλεκόμενοι στο έργο δε διατηρούν καλές σχέσεις, η επιτυχία του έργου είναι αμφισβητούμενη, καθώς η καλή συνεργασία και η αφοσίωση στο έργο είναι απαραίτητες για την επιτυχία.
- Τεχνικά θέματα: Η τεχνική κατάρτιση του προσωπικού και η εκπλήρωση των τεχνικών προδιαγραφών του έργου.
- Η αποδοχή από τον πελάτη, που προϋποθέτει συνεχής consultation με τον πελάτη καθ’ όλο τον κύκλο ζωής ενός έργου.
- Ο έλεγχος του έργου με συνεχή ροή πληροφοριών σχετικά με την πραγματική πρόοδο και ανατροφοδότηση ώστε οι όποιες παρεκκλίσεις από τα αρχικά πλάνα να διορθωθούν εφόσον γίνουν αντιληπτές νωρίς.
- Η επικοινωνία και ο καλός συντονισμός ανάμεσα στους συμμετέχοντες σε κάθε φάση του έργου.
- Η επίλυση προβλημάτων.
Οι παραπάνω παράγοντες αποτελούν γενικές γραμμές καθώς κάθε έργο είναι μοναδικό και οι ιδιαιτερότητές του απαιτούν διαφορετικό χειρισμό κατά περίπτωση.
4 Πώς γίνεται κάποιος project manager;
Σύμφωνα με το PMBOK®, ο ορισμός του Project Management είναι: «the application of knowledge, skills, tools and techniques to project activities to meet project requirements». Γίνεται λοιπόν αντιληπτή η έντονη συμβολή της μάθησης στη διαμόρφωση ενός επαγγελματία Project Manager.
Στην Ελλάδα υπάρχουν τα παρακάτω ιδρύματα που παρέχουν προπτυχιακά και μεταπτυχιακά προγράμματα σπουδών στη Διοίκηση και Διαχείριση Έργων:
ΠΡΟΠΤΥΧΙΑΚΑ:
- «Διοίκηση & Διαχείριση Έργων», TEI Θεσσαλίας
ΜΕΤΑΠΤΥΧΙΑΚΑ:
- ΠΜΣ «Διοίκηση και Διαχείριση Τεχνικών Έργων», τμήμα Πολιτικών Μηχανικών του Αριστοτελείου Πανεπιστημίου Θεσσαλονίκης
- «MSc in Project Management», ΤΕΙ Πειραιά
- ΠΜΣ της Σχολής Διοίκησης και Οικονομίας του TEI Θεσσαλίας με τίτλο «Διοίκηση και Διαχείριση Έργων και Προγραμμάτων»
- «MSc στην Διαχείριση Τεχνικών Έργων», Ελληνικό Ανοικτό Πανεπιστήμιο (ΕΑΠ)
Επιπλέον, καθώς σήμερα ο χώρος της Διαχείρισης Έργων θεωρείται ιδιαίτερα αναπτυγμένος και προσελκύει ιδιαίτερο ενδιαφέρον τόσο στον ιδιωτικό, δημόσιο τομέα όσο και στην ακαδημαϊκή κοινότητα, πολλοί διεθνείς οργανισμοί έχουν αναπτυχθεί με στόχο την ανάπτυξη του γνωστικού πεδίου της διαχείρισης έργων. Μεταξύ αυτών ξεχωρίζουν:
- το International Project Management Association με το Ελληνικό Δίκτυο Διαχειριστών Έργων ΕΔΔΕ και
- το Project Management Institute με το ελληνικό PMI-Chapter“
5 Τι είναι Πιστοποίηση και ποια τα οφέλη της;
Για την πιστοποίηση στη διοίκηση έργων απαιτούνται συγκεκριμένες ώρες τυπικής και άτυπης εκπαίδευσης, τεκμηριωμένη επαγγελματική εμπειρία στο χώρο και επιτυχή συμμετοχή σε εξετάσεις. (Αναλυτικότερα θ’ αναφερθούμε σε επόμενο άρθρο).
Σε όλα τα μήκη και τα πλάτη του πλανήτη, η πιστοποίηση διαχειριστών έργων είναι συνδεδεμένη με πολλαπλασιαστικά οφέλη, τόσο για τους ίδιους όσο και για την επιχείρηση που τους απασχολεί.
Η πιστοποίηση συμβάλει σημαντικά στην προώθηση του career path των επαγγελματιών project managers, βελτιώνει τη ζήτηση και αυξάνει τις αποδοχές τους. Παράλληλα μέσω αυτής διαμορφώνεται ένα «δίκτυο επαγγελματιών και επιστημόνων στον χώρο της Διοίκησης Έργου με σκοπό την αφομοίωση καινοτόμων μεθόδων και τεχνολογιών, την αλληλοενημέρωση και τη συμβολή στη διαμόρφωση κοινών πρακτικών και τυποποιήσεων, την ανάπτυξη συνεργασιών μεταξύ ακαδημαϊκών ιδρυμάτων και παραγωγικών μονάδων.
Συνεπεία αυτών, τα οφέλη για την επιχείρηση είναι φανερά: Οι επιχειρήσεις που απασχολούν πιστοποιημένους διαχειριστές έργων εξασφαλίζουν πολύ καλύτερα αποτελέσματα στα projects στα οποία εμπλέκονται και συγχρόνως εμπλουτίζουν τη τεχνογνωσία τους και διαμορφώνουν σχετική κουλτούρα.
Στη διάθεσή σας για τα επόμενα βήματα
Ειρήνη Ανδριώτη, PMP, AC Coach
6944605522
