PROJECT COACHING

Συχνά οι επιχειρήσεις παίρνουν την απόφαση να προσλάβουν έναν Project Manager με σύμβαση έργου, προκειμένου να παρακολουθήσει την επιτυχή ολοκλήρωση ενός συγκεκριμένου έργου. Η απόφασή τους αυτή πηγάζει από την αδυναμία τους να διοικήσουν ένα έργο λόγω έλλειψης εσωτερικών πόρων που να διαθέτουν ήδη εξειδικευμένες γνώσεις, σχετική εκπαίδευση και εμπειρία. Ωστόσο, με την ολοκλήρωση του έργου, ο project manager αυτός, ολοκληρώνει και τη συνεργασία του με την παρούσα επιχείρηση, και αποχωρεί παίρνοντας μαζί του την νεοαποκτηθείσα γνώση και εμπειρία (lessons learned). Την επόμενη φορά που η επιχείρηση θα χρειαστεί να εμπλακεί σε ένα έργο θα προβεί στην εκ νέου πρόσληψη ενός Project Manager, ο οποίος θα πρέπει και πάλι να μυηθεί στην κουλτούρα της επιχείρησης, να εναρμονιστεί με τα λοιπά μέλη της ομάδας έργου, ολοκληρώνοντας το έργο να φύγει παίρνοντας μαζί του την εμπειρία του, κ.ο.κ.

Η εναλλακτική που προτείνουμε προβάλει ως βέλτιστη πρακτική: πρόσληψη ενός Project Manager πλήρους απασχόλησης – ή την ανάδειξή του από το υφιστάμενο προσωπικό της επιχείρησης – παροχή εκπαίδευσης όπου απαιτείται και την παράλληλη αξιοποίηση των υπηρεσιών ενός Project Coach μερικής απασχόλησης. Τα προσφερόμενα οφέλη για την επιχείρηση και τους ανθρώπους της από αυτό το σύστημα συνεργασίας είναι τα ποικίλα και πολλαπλασιαστικά:

• Ως Project Coach δουλεύουμε μαζί με το Project Manager και την ομάδα έργου, τους συμβουλεύουμε, τους υποστηρίζουμε, τους εκπαιδεύουμε, τους ενδυναμώνουμε, κατά το σχεδιασμό και την υλοποίηση του έργου. Η εμπλοκή όλων καλλιεργεί γνώση και εμπειρία που δίνει προστιθέμενη αξία στον Οργανισμό.
• Με την ολοκλήρωση του έργου ο Coach αποχωρεί αλλά η εμπειρία (lessons learned) παραμένει στην ομάδα προς αξιοποίηση για το επόμενο έργο (organizational process assets).

Αποστολή του Project Coach αποτελεί η διασφάλιση ότι το έργο θα ολοκληρωθεί εντός των υπεσχημένων χρονικών, οικονομικών και ποιοτικών ορίων, προς ικανοποίηση όλων των εμπλεκομένων μερών. Στο πλαίσιο αυτό αναδεικνύουμε το καλύτερο δυναμικό του project manager και της ομάδας έργου, τους βοηθάμε ν’ αντιμετωπίσουν εσωτερικά και εξωτερικά εμπόδια, προκειμένου να:

Βήμα 1^ο: Ορίσουν και να αναπτύξουν την ομάδα έργου

• Αναγνωρίζουν τους αναγκαίους ρόλους & αρμοδιότητες για το έργο,
• Αναγνωρίζουν τα κατάλληλα πρόσωπα της επιχείρησης που δύνανται να ικανοποιήσουν τις προσδοκίες του έργου αλλά ταυτόχρονα και τις δικές τους,
• Αναπτύσσουν, εκπαιδεύουν, ενδυναμώνουν τα μέλη της ομάδας έργου,
• Θέσουν κοινά αποδεχτά όρια και κανόνες, στο πλαίσιο της διοικητικής οργάνωσης του έργου,
• Ορίσουν το επίπεδο υποχρεώσεων και ευθύνης όλων των εμπλεκομένων και κυρίως του οργανισμού,
• Διαμορφώσουν το σχέδιο παρακολούθησης, τα κριτήρια αξιολόγησης των αποτελεσμάτων του έργου, καθώς και το βαθμό ικανοποίησης των εμπλεκόμενων σε αυτό.

Βήμα 2^ο: Αναπτύξουν με πιστότητα το Scope Statement του έργου

• Εναρμόνιση με τη στρατηγική του Οργανισμού
• Παραδοτέα και κριτήρια αξιολόγησης

Βήμα 3^ο : Αναπτύξουν το Σχέδιο διοίκησης του έργου (Project Management Plan)

Βήμα 4^ο: Αξιολογήσουν και να παρακολουθήσουν τυχόν κινδύνους στο έργο (conduct Risk assessment meetings)

Βήμα 5^ο: Διαχειριστούν αλλαγές διαχειριζόμενοι παράλληλα τις προσδοκίες όλων των Εμπλεκομένων

Βήμα 6^ο: Παρακολουθούν την πρόοδο – Σύνταξη Εκθέσεων προόδου και ολοκλήρωσης

Βήμα 7^ο: Καταγράψουν  τη γνώση και να κεφαλαιοποιήσουν την εμπειρία

“Coaching” είναι η διαδικασία εκμαίευσης από άτομα και ομάδες του βέλτιστου των ικανοτήτων τους, παρακάμπτοντας προσωπικά εμπόδια και όρια, προκειμένου να επιτύχουν προσωπικούς στόχους ή/και να λειτουργήσουν πιο αποτελεσματικά ως μέλη μιας ομάδας.

Πρόκειται για μια διαδικασία συνεργασίας: ο Coach της COMPASS SERVICES συνεργάζεται με τον Coachee προκειμένου ν’ αναπτύξει και να επιδιώξει την επιτυχή ολοκλήρωση της προσωπικής και επαγγελματικής του ατζέντας.

Σε αντίθεση, λοιπόν, με τον project manager ο οποίος σχεδιάζει και  εκχωρεί/αναθέτει, ο project coach

• ρωτά και αφουγκράζεται απαντήσεις,
• ενθαρρύνει την ανάληψη ευθυνών,
• δίνει έμφαση σε όραμα και ευελιξία,
• εμβαθύνει στην ανάπτυξη γνώσεων,
• εστιάζει στις λύσεις και δεν σταματά στις προκλήσεις.
• κάνει την δουλειά μια ευχάριστη, “πλούσια” εμπειρία.

Για τον project coach η παραγωγικότητα εξαρτάται από το πόσο καλά το μέλος της ομάδας έργου καταφέρνει να συνδυάσει τους γνωστικούς και τους συναισθηματικούς του πόρους με τρόπο που να ικανοποιεί τις απαιτήσεις της εργασίας αλλά και της προσωπικής του ανάπτυξης και σταδιοδρομίας.

Κάθε επιχείρηση είναι μοναδική, κάθε έργο είναι μοναδικό. Η παλέτα των διαθέσιμων εργαλείων, ωστόσο, ιδιαίτερα πλούσια. Σε συνεργασία με τη Διοίκηση του Οργανισμού και τον Project Manager του εκάστοτε έργου κάνουμε προσαρμογή των κατάλληλων εργαλείων προκειμένου να ενσωματώνουν και ν’ ανταποκρίνονται στην επιχειρησιακή στρατηγική και στους στόχους του έργου.

Ενδεικτικά αναφέρονται κάποια από τα αξιοποιούμενα εργαλεία:

• Το ευρύτατα χρησιμοποιούμενο “coaching wheel” προσαρμοσμένο σε περιβάλλον έργων, ώστε να αξιολογεί τις περιοχές: requirements, time, cost, sponsor, top management, team members, me & others, the outcomes.
• “Business Tolerations” για τον προσδιορισμό του βαθμού επιχειρηματικής ανοχής και εντοπισμό των περιοχών που χρήζουν προσοχής
• “Personal toleration – Clear your mind” για την αναγνώριση των προσωπικών, εσωτερικών εμποδίων με τα οποία έρχονται αντιμέτωπα τα μέλη της ομάδας έργου.
• “Life Satisfaction Scorecard” γιατί η ισορροπία προσωπικής επαγγελματικής ζωής είναι καίριας σημασίας
• Διαγνωστικό εργαλείο για τα πρώτα σημάδια Άγχους
• “Αιτιολογική αντίληψη των στόχων”, γιατί μόνο όσοι και όταν αντιλαμβάνονται την τεκμηρίωση των στόχων που τίθενται μπορούν να πάρουν πρωτοβουλίες, να λάβουν αποφάσεις, να κάνουν το extra βήμα

Τα εργαλεία είναι πολλά και δύνανται ν’ αξιοποιηθούν για τη σκιαγράφηση προσωπικοτήτων, αξιών, συμπεριφορών, χωρίς όμως να παραγνωρίζουμε την αξία της ανάπτυξης και προσαρμογής εργαλείων (templates) που αφορούν κυρίως σε τεχνικές περιοχές της διοίκησης έργων, όπως:

• Scope Statement
• Project Management Plan
• Stakeholder Register and Analysis
• Issue Log and Management
• Requirements Management
• Team Performance Assessment
• Project Performance Report and Variance Analysis
• Conduct Lessons Learned Meeting

Συχνά, η εστίαση σε ένα στόχο είναι το μόνο που χρειάζεται κάποιος για να παρακινηθεί. Σύμφωνα με τον Eric Barker (Time Magazine 2014) το κίνητρο διαδραματίζει πολύ μεγαλύτερο ρόλο στην επιτυχία μιας προσπάθειας από την εφαρμοζόμενη / αξιοποιούμενη γνώση ή τη λαμβάνουσα ανταμοιβή. Μάλιστα, αν και οι άνθρωποι πιστεύουν ότι οι ανταμοιβές αποτελούν μια αξιόλογη πηγή κινήτρων, δυστυχώς αυτές λειτουργούν μόνο προσωρινά. Οι παραλήπτες άλλοτε πιστεύουν ότι πρέπει να συνεχίσουν να ανταμείβονται για να συνεχίσουν να παρακινούνται και άλλοτε αισθάνονται ότι η ανταμοιβή δεν είναι αρκετά καλή για το έργο που έχουν παράξει ή καλούνται να παράξουν (Daniel h. Pink, “Drive: The Surprising Truth About What Motivates Us”2011).

Μέσα από την coaching διαδικασία υποστηρίζουμε τον Project Manager να διακρίνει τα προσωπικά και ιδιαίτερα κίνητρα κάθε μέλους της ομάδας έργου και να ανταποκριθεί σε αυτά (https://www.youtube.com/watch?v=u6XAPnuFjJc).

Παράλληλα και συνδυαστικά, διενεργούμε δράσεις ενδυνάμωσης και σύσφιξης των ομάδας (team building activities). Είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να βελτιωθεί η επικοινωνία, το ηθικό, τα κίνητρα, η παραγωγικότητα των συμμετεχόντων. Τα μέλη της ομάδας έργου γνωρίζονται καλύτερα μεταξύ τους και αναγνωρίζουν τις δυνάμεις και τις αδυναμίες τους. Δένουν και αλληλοσυμπληρώνονται. Πραγματοποιούμε δραστηριότητες team building σε κάθε είδους ή μεγέθους επιχείρηση ή ομάδα, μεγάλη ή μικρή, για να βελτιώσουμε τη συνεργασία μεταξύ των μελών. Και όλοι γνωρίζουμε ότι η συνεργατικότητα είναι ο Νο 1 παράγοντας επιτυχίας μιας επιχείρησης.

Υλοποιούμε τέσσερεις τύπους δραστηριοτήτων team building:

• Επικοινωνίας,
• Επίλυσης προβλημάτων ή/και λήψης αποφάσεων,
• Κτισίματος σχέσεων εμπιστοσύνης,
• Προσαρμοστικότητας και προγραμματισμού.

Επιδίωξή μας είναι, οι διεξαγόμενες δραστηριότητες να είναι αφενός διασκεδαστικές και αφετέρου να προβληματίζουν (να οδηγούν σε αναστοχασμό). Την ίδια στιγμή να δημιουργούν το παράπλευρο αποτέλεσμα ν’ αναπτύσσουν δεξιότητες ομαδικότητας στους συμμετέχοντες οι οποίες να συμβάλουν στη βελτίωση της απόδοσης και της παραγωγικότητάς τους.